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Welche Vorgaben gelten für Bewirtungsbelege


Damit die Ausgaben für die Erstattung der Vorsteuer und die Anerkennung von Betriebsausgaben infrage kommen, muss der Bewirtungsbeleg einige Angaben enthalten. Hier kommen ab dem 1. Januar 2023 zu den bestehenden Vorgaben neue Regelungen hinzu.
Ab 2023 ist Vorschrift, dass Bewirtungsbelege elektronisch erstellt werden – handschriftliche Bewirtungsrechnungen sind nicht mehr zulässig, wenn die Bewirtung in einem Betrieb mit elektronischem Kassensystem stattfindet.
Angaben zur verwendeten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE):
Für die meisten Betriebe ist ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion Pflicht und die Rechnung muss dann Transaktions- und Seriennummer sowie den Zeitpunkt des Vorgangbeginns und -endes enthalten. Diese Informationen dürfen über einen QR-Code zur Verfügung gestellt werden.
Kombinationsbeleg:
Der Bewirtungsbeleg muss aus zwei Teilen bestehen - der Rechnung des Restaurants und dem Eigenbeleg des Gastgebers, auf welchem dieser den Anlass und die bewirteten Personen vermerken muss.
Die Rechnung muss folgende Angaben enthalten:
- Bewirtungsdatum und Ausstellungsdatum
- Rechnungsbetrag inklusive Mehrwertsteuer
- Einzel- und Gesamtpreis der verzehrten Speisen und Getränke
- Ort der Veranstaltung, Name und die Adresse der Gaststätte
- ggf. Trinkgeld
Bei Rechnungen über 250 EUR brutto zusätzlich:
- der Name des Unternehmers oder des Selbstständigen
- die Steuernummer oder USt-ldNr. der Gaststätte
- fortlaufende Rechnungsnummer
Pflichtangaben bei Eigenbelegen:
- Anlass der Bewirtung (konkreter geschäftlicher Hintergrund)
- Name der bewirteten Personen
- Unterschrift des Steuerpflichtigen mit Datum
Die richtigen Angaben auf dem Bewirtungsbeleg sind besonders auch für Dienstreisen und die damit verbundene Reisekostenabrechnung essenziell und sollten deshalb genau geprüft werden.

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